КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ ФОП: ЩО ОБОВ'ЯЗКОВО, А ЩО НІ
У вересні минулого року Прем'єр-міністр України "оголосив полювання" на неоформлених працівників, видавши розпорядження "Про заходи, спрямовані на детінізацію відносин у сфері зайнятості населення". Під приціл потрапили і фізичні особи-підприємці. Тож саме час розібратися з особливостями ведення трудової документації для цієї форми господарювання.
Колективний договір - його укладають на підприємствах, в установах, організаціях. У ФОП-ів держпраці цього документу не вимагає.
Трудовий договір - обов’язково має бути укладений у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Замінювати його іншими документами (наприклад, обмежуватися тільки розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу замість складання трудового договору) не можна!
Трудова книжка - ФОП вносить записи про прийняття на роботу і про звільнення з роботи до трудових книжок працівників відповідно до Інструкції № 584. Але тільки в тому випадку, якщо для працівника це місце роботи (у ФОП) є основним. Зберігаються трудові книжки в самих працівників.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - підприємці не ведуть, оскільки не зберігають у себе трудові книжки працівників.
Правила внутрішнього трудового розпорядку - останнім часом Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП, які використовують працю найманих працівників, зобов’язані затверджувати Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки в розумінні КЗпП є роботодавцями (див. листи Мінсоцполітики від 28.12.2017 р. № 568/0/22-17/134, від 21.06.2017 р. № 312/0/22-17/13).
Штатний розпис - Мінсоцполітики традиційно наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, у тому числі й у ФОП (див. лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06). Підтримує його і Держпраці (див., наприклад, роз’яснення Держпраці в Дніпропетровській обл. на офіційному сайті http://dp.dsp.gov.ua/news-1713.html).
Особова картка й особова справа працівника - Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП повинні вести особові картки працівників (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06). Представники Держпраці також часто вимагають, щоб ФОП вели особові картки працівників за формою № П-2, затвердженою наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Обґрунтування — п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2. Ця вимога поширюється в тому числі й на ФОП-роботодавців.
Табель обліку використання робочого часу - необхідно вести. Табель підтверджує, що підприємець веде облік:
— фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);
— годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо;
— часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і неповажних (прогул) причин.
Заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення, відпустку тощо. Заява про прийняття на роботу — необов’язковий документ. Тому можна не вимагати його від працівника. А ось заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу слід зберігати. Вони будуть підтвердженням того, що ініціатором зміни істотних умов праці був працівник. Також слід зберігати і заяви на звільнення.
Розпорядження (накази) з основної діяльності - ці документи можуть видаватися підприємцями, проте вони не є обов'язковими.
Розпорядження (накази) за особовим складом - необхідно видавати розпорядження про прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП) та направлення у відрядження (п.п. 170.9.1 ПКУ). Не обов'язково, але бажано видавати накази про відпустки та звільнення. Це допоможе уникнути непорозумінь, як з працівниками, так і з контролерами.
Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки - необхідно складати. Річ у тому, що в ч. 4 ст. 79 КЗпП зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. Там же прописаний обов’язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку. Аналогічні вимоги встановлені ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Акти, пояснювальні записки - будь-який форс-мажор протягом робочого дня краще зафіксувати. Наприклад, працівник прогулює роботу. За такий проступок підприємець має право його звільнити, але за умови, що документально було все правильно оформлено (є відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності).
Зарплатні відомості - складаються в обов'язковому порядку. Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості потрібні підприємцеві для того, щоб підтвердити:
— розмір нарахованого доходу і правильність проведених утримань з нього;
— витрат на оплату праці у загальносистемників і єдиноподатників — платників ПДВ.